5 fois moins de temps pour partager un tableur

Une grande entreprise internationale, cliente de Revevol, a décidé, en octobre 2007, de former ses 300 informaticiens au Web 2.0 et à ses implications en entreprise. Chaque session dure une journée, à laquelle participent une quinzaine de collaborateurs. L'investissement à lui seul suffit à mesurer le sérieux avec lequel les dirigeants de cette entreprise considèrent le rôle potentiel du web dans leur système d'information.

Objectifs :

• Découvrir, "en gros", ce qui se cache derrière le terme Web 2.0
• Découvrir quelques implications majeures, pour l'entreprise, de cette révolution d'usages et évolution technologique
  

J'ai monté cette formation en collaboration interne à Revevol et surtout avec le responsable de projet de ce client. Au fur et à mesure des sessions de formation, nous sommes arrivés à un équilibre satisfaisant entre présentations-discussions et exercices pratiques. Moi-même, j'ai beaucoup appris au cours de ces 4 premiers mois.

Pour la session d'hier, notre client m'avait proposé l'exercice suivant :

1. Demander à 2 participants de partager un tableur et d'y apporter chacun des modifications. Ceci avec leur environnement habituel : une suite bureautique répandue (suivez mon regard), l'espace de partage qui va avec, etc. (j'évite de citer les produits : inutile d'en rajouter)
   
2. Leur faire réaliser la même opération avec Google Tableur, seule offre bureautique 2.0 crédible pour une grande entreprise à l'heure actuelle.

J'ai adhéré avec plaisir, trouvant l'idée excellente. Cela devait permettre aux participants de se rendre compte, en direct live, de l'avantage des solutions web sur les solutions logicielles traditionnelles.

Consignes de l'exercice :

• Utilisateur 1
• Ouvrir un document tableur
• Le partager à l'utilisateur 2
• Définir des titres de colonnes : nom, prénom, adresse e-mail
• Remplir une ligne avec ses propres coordonnées
• Utilisateur 2
• Remplir une ligne du tableur avec ses propres coordonnées
• Un des 2 utilisateurs, au choix
• Enregistrer le document final
  

Et le combat cessa, faute de combattants

A 14h58, nous étions tous réunis derrière les deux personnes "volontaires" pour observer leurs écrans. Le temps de voir ouvrir l'excellent tableur, enregistrer le nouveau fichier au bon endroit, le partager en "temps réel" (c'est-à-dire qu'en fait, chacun devait "passer la main" à l'autre pour le laisser modifier le fichier...), etc.

J'avais oublié à quel point il était compliqué de collaborer (littéralement : "travailler ensemble"...) avec des outils logiciels traditionnels. J'en ai eu un début de fou rire difficilement réprimé ! Je suis toutefois resté aussi discret que possible... Comprenez bien : le décalage était tellement énorme entre ce que je voyais et mon expérience personnelle et professionnelle depuis plus d'un an !

A 15h13, nous avons arrêté ce premier exercice car... le logiciel de tableur avait planté et le document n'était toujours pas finalisé ! Je n'ose imaginer ce qui se serait passé si ces deux personnes n'avaient pas été dans la même pièce, côte à côte...

Quelques instants après, nous avons réalisé le même exercice avec Google Tableur, que les 2 mêmes personnes utilisaient pour la toute première fois. 3 minutes plus tard, le document était terminé, enregistré.

3 minutes, 15 minutes. Un rapport de 1 à 5, pour seulement 9 cellules de tableur ! Quel aurait été le résultat si 5 personnes avaient dû intervenir sur un tableur de reporting comptant plusieurs feuilles et des centaines de cellules ?! Une situation pourtant pas rarissime. Hebdomadaire, en fait, pour certains.

Comment douter de la valeur ajoutée des outils collaboratifs en ligne après une telle démonstration ? Comment refuser de profiter de ce gisement d'économies pour l'entreprise et de... satisfaction pour les collaborateurs ?

L'exercice ayant pris plus de temps que prévu, je n'ai pas pu laissé les autres participants tester par eux-mêmes mais... c'était inutile ! Tous étaient déjà conscients des bénéfices de la solution en ligne :

• Evolution permanente (je reconnais qu'il y a un an, il fallait se forcer pour utiliser Google Tableur) donc besoin de formation moindre et potentiel fonctionnel bien supérieur.
• Partage aussi simple que l'envoi d'un mail, y compris avec l'extérieur de l'entreprise
• Gestion automatique des versions
• Notification par e-mail en cas de changement : on peut même surveiller des cellules en particulier !
• Pas de problématique de stockage ni de sauvegarde
• Pas de besoin d'une station de travail surpuissante
  
• Pas de bug
• ...

Ils savaient aussi que cette solution ne remplacerait pas du jour au lendemain leur suite bureautique existante. En revanche, réduire drastiquement le nombre de licences, pour n'en laisser que sur des postes partagés, que les collaborateurs peuvent utiliser lorsqu'ils en ont vraiment besoin, devient envisageable. Un premier pas.