Lorsqu'on est chef d'entreprise ou dirigeant en PME ou TPE, on est, la plupart du temps, peu disponible pour regarder autour de soi. Le nez dans le guidon, on ne prend pas toujours le temps de voir s'il ne faudrait pas modifier les modes de travail, à plus forte raison si le succès est là. Je m'en vais donc faciliter la tâche de ceux qui se sont reconnus dans ces quelques mots ! Voici quelques outils susceptibles de vous simplifier la vie et celle de vos collaborateurs dans une mesure que vous ne soupçonnez probablement pas...
Ces outils ont plusieurs points communs qui sont aujourd'hui les symboles de la nouvelle génération des services d'information :
- collaboratifs, ils vous permettent d'échanger et de partager avec une facilité déconcertante, en interne comme en externe, pourvu que l'on dispose d'une adresse e-mail.
- ergonomiques, ils peuvent être pris en main par toute personne tant soit peu acculturée aux outils bureautiques traditionnels.
- web-based, ils ne nécessitent rien d'autre qu'un navigateur (le logiciel que vous utilisez pour "surfer sur Internet") et une connexion Internet. Quel que soit le type d'ordinateur ou de système d'exploitation, ils fonctionnent. A part cela, aucune installation logicielle n'est requise, ni maintenance, ni sauvegarde, on dispose en permanence de la dernière version de l'outil, quel que soit le temps depuis lequel on l'utilise et les données sont de fait accessibles depuis n'importe quel point d'accès à Internet.
- économiques, ils sont accessibles sur le principe de l'abonnement pour des tarifs mensuels qui semblent dérisoires.
Je ne ferai ici qu'un survol des nouvelles fonctions et usages proposés par ces outils. Je pourrai m'étendre sur chacun d'eux dans de prochains articles, soit que cela me soit demandé par mes lecteurs (le client est roi...), soit que j'aie tout simplement envie de vous exciter un peu plus pour que vous vous lanciez !
Un point essentiel à retenir : il n'est pas question d'expliquer comment se servir de ces outils. Il s'agit ici de vous informer de l'existence des outils, pas de vous former sur les usages qui en découlent. Les usages, c'est vous, utilisateurs, qui les créerez. Ne serait-ce que parce que tout ce monde du SaaS (Software as a Service) est bien trop jeune pour que l'on puisse croire qu'il n'y a plus rien à inventer avec eux. On pourrait faire le parallèle avec le SMS (je crois que nous devons cette comparaison à Louis Naugès) : il est facile d'imaginer que l'inventeur des messages textes via téléphone mobile ne se donnait pas pour but d'en faire un moyen de paiement majeur. C'est la rencontre de la demande des utilisateurs (qui ont toujours leur mobile sur eux mais pas forcément leur carte bancaire) avec les capacités des founisseurs qui permet désormais aux premiers d'avoir toujours un terminal de paiement à portée de main. De même, avec les nouveaux outils collaboratifs en ligne, nul ne peut prédire aujourd'hui avec certitude quels usages vont naître et se développer.
Voici les outils que je vous propose aujourd'hui pour dynamiser votre entreprise et simplifier votre travail. Je les utilise quotidiennement, mon environnement de travail étant exclusivement composé d'outils de ce type.
1. La page d'accueil personnalisée Google (composant de la suite bureautique Google Apps : voir plus bas)
Sur une seule page, affichez et organisez du contenu comme vos e-mails, votre calendrier, vos documents, tableurs, des flux RSS (qu'est-ce que c'est que ça ?), mais aussi des outils tels que prise de note à la volée, recherche Wikipédia, traduction, itinéraires routiers et des milliers d'autres, développés en permanence par la communauté croissante de développeurs qui s'est formée autour de la page d'accueil personnalisée Google dans sa version grand public.
2. Gmail (composant de la suite bureautique Google Apps)
De même que dans la version publique, il s'agit là de l'outil de mails le plus avancé qui soit. En vrac :
- 10 Go de stockage, connexion sécurisée (https, comme sur les sites d'e-commerce par exemple), garantie de service, support disponible en permanence (facile à proposer puisque personne n'en a besoin...).
- Les mails sont automatiquement agrégés en conversations : plus besoin de parcourir une discussion e-mail par e-mail, sans savoir si tel élément de la conversation est dans vos éléments envoyés, dans le dossier client, dans un sous-dossier, etc.
- Recherche Google dans vos e-mails : instantanée et pertinente, vous connaissez... De fait, la recherche directe est bien plus rapide que la recherche dans un classement par dossiers.
- Conversation instantanée (chat) : chattez avec vos contacts, vos chats sont enregistrés dans votre espace de messagerie et agrégés dans vos conversations e-mail. Vous pouvez répondre à un e-mail par chat, à un chat par e-mail, etc. Et alors, à quoi ça sert, me direz-vous ? Simple : il ne vous est jamais arrivé d'avoir un échange de dix e-mails d'une phrase chacun, le tout durant une journée ? Avec le chat, ce sera 5 minutes, d'un coup ! Et ce, avec tout utilisateur de Gmail, privé ou professionnel, interne ou externe...
- Classement par étiquettes (tags) : associez à chaque conversation autant d'étiquettes que vous le désirez pour effectuez ensuite des recherches croisées. Beaucoup plus souple que le classement par dossiers. Cela dit, le moteur de recherche est tellement puissant que je n'utilise pas cette fonction.
3. Google Agenda (composant de la suite bureautique Google Apps)
Ah, Google Agenda... Je ne m'en passe plus. Extraordinaire. Oubliée, la synchronisation de votre téléphone avec votre ordinateur. Oublié, le différentiel entre vos différents outils de communication, entre vous et vos collaborateurs. Oublié, le fossé entre votre entreprise et vos partenaires externes. Vous collaborez en vrai, avec tout interlocuteur disposant d'une adresse e-mail, quelle qu'elle soit.
Je liste, ça va plus vite pour tout le monde ! (même si rien ne vaut une démo)
- Partage de calendrier (avec gestion des droits) à tout interlocuteur disposant d'une adresse e-mail.
- Affichage ultra-ergonomique des multiples calendriers sur la même page : c'est vraiment bluffant...
- Invitations envoyées à toute adresse e-mail, réponses gérées automatiquement par Google Agenda même si l'interlocuteur n'a pas de compte Google Agenda. Les invitations sont compatibles Outlook et Lotus Notes.
- Recherche Google, évidemment, dans tous les calendriers auxquels on a accès : par exemple, il devient enfantin de connaître l'historique des réunions de votre entreprise avec un interlocuteur.
- Rappels par e-mail, pop-up, SMS (gratuit), en nombre illimité pour chaque évènement.
- Import de calendriers publics, c'est-à-dire consultables par tout un chacun sur le web : il suffit de faire une recherche "vacances scolaires france", par exemple, pour avoir un vaste choix et ajouter à son Google Agenda un des calendriers trouvés. Par suite, si l'un des calendriers publics importés est mis à jour, les modifications seront instantanément reprises par votre Google Agenda. Evidemment, on peut de même publier soi-même un calendrier pour l'insérer sur un site web, un blog ou encore en mettre l'adresse dans sa signature e-mail, etc. Il y a d'infinis usages à créer !
- On tape le lieu d'un évènement dans un seul champ, par exemple "27 rue du pont neuf paris" ou "central park ny" et un lien est automatiquement créé vers Google Maps centré au bon endroit. On peut alors avoir une vue mixte plan/satellite, chercher des commerces à proximité, lire les avis de clients de ces commerces, enregistrer le lieu dans ses cartes personnalisées, etc. Classique ! Non ?...
Version grand public de Google Agenda.
4. Google Document et Tableur (composant de la suite bureautique Google Apps)
Travailler à plusieurs en même temps sur le même document, ça vous tente ? Accrochez-vous...
Google Document et Tableur d'importer/exporter vos fichiers aux formats Word, Excel ou OpenOffice et de travailler dessus simultanément avec vos collaborateurs, partenaires, clients... Conséquence : plus de pièce jointe (on partage des liens), chacun dispose en permanence de la dernière version du document, plus de gestion des versions du document (Google s'en charge automatiquement), plus d'impossibilité d'accéder à un document sous prétexte que quelqu'un l'a déjà ouvert. "Et ça marche ?!" Oh oui, ça marche : je n'ai pas ouvert un traitement de texte depuis des mois !
Comme pour l'agenda, vous pouvez partager vos documents avec toute personne disposant d'une adresse e-mail, gérer les droits d'accès, publier un document (qui sera donc accessible au monde entier via un simple lien) au format Google Tableur, Excel, CSV, texte, etc. Evidemment, on retrouve encore et toujours la recherche Google.
Tout simplement génial.
Version grand public de Google Document et Tableur.
5. Salesforce.com
Salesforce.com est le leader des CRM (Customer Relationship Management : gestion de la relation client) on-demand, c'est-à-dire en ligne. Il y a encore beaucoup à faire sur le plan ergonomique et il est dommage que la page se recharge entièrement à chaque action de navigation, ce qui réduit l'efficacité de l'utilisateur de façon assez sensible. A part cet inconvénient, dont je ne doute pas qu'il sera progressivement gommé avec les prochaines versions, l'outil est surpuissant.
Pour faire simple, le métier de Salesforce.com est, un peu comme Google, de vous fournir une infrastructure hors paire capable de supporter une activité démentielle (actuellement 80 millions de requête par jour, je crois, en constante augmentation). Le coeur de l'outil est sa base de données de contact, autour de laquelle vous pourrez développer ou adopter toutes sortes d'applications, permettant de combler absolument tous vos besoins métier, de la gestion commerciale au support en passant par la gestion marketing, la gestion RH, les géolocalisation, les produits financiers, la gestion de patrimoine, etc. Les possibilités semblent infinies.
Le tout évidemment disponible depuis un ordinateur aussi bien qu'un PDA ou un smartphone, avec toutes sortes d'interactions possibles avec d'autres outils web. Par exemple, Google s'est récemment allié à Salesforce.com.
6. Google Maps
On ne présente plus un outil pourtant sous-exploité en entreprise. Pourquoi ne pas, par exemple, créer une carte de vos clients avec des zones géographiques délimitées, accessible à vos commerciaux pour qu'ils organisent leurs tournées ? Les possibilités sont immenses et on se demande bien pourquoi un outil aussi simple d'accès, innovant et spectaculaire est aussi peu utilisé dans le monde professionnel.
Google Maps vous permet déjà de chercher des commerces à proximité d'une adresse, d'en voir des photos, des avis déposés par des gens comme vous et moi, des liens relatifs à l'endroit, un lien vers le site officiel, etc. Il est également très simple de naviguer dans San Francisco ou d'autres villes comme si vous y étiez grâce aux vues photos de la fonction street view. Quant à la gestion des itinéraires, elle est déconcertante de simplicité : un champ par destination, des étapes visualisables en 1 clic sur la carte, et quelques petites surprises...
Il y a d'innombrables exemples d'utilisation de Google Maps sur des sites web. C'est là, disponible, alors pourquoi attendre ?
7. Google Reader
Mon lecteur de flux RSS favori. "Qu'est-ce qu'un flux RSS ?" entends-je parmi vous, chers lecteurs. Séance de rattrapage gratuite : la méthode simple pour utiliser les flux RSS. Simple, efficace, performant, et utilisable depuis peu hors connexion ! Que demande le peuple ?
Citons tout de même quelques fonctions pratiques :
- Envoi d'un article par mail directement depuis Google Reader (votre carnet d'adresses Gmail est automatiquement partagé à Google Reader).
- Partage des articles que vous trouvez intéressants via une page publique générée automatiquement (voici la mienne). Très pratique pour mutualiser la veille en entreprise : une personne fait de la veille, utilise cette fonction et les collaborateurs bénéficient de son tri sans envoi de mail, fastidieux copier-coller de liens et autres bonheurs du partage de contenu à l'ancienne.
- Raccourcis bienvenus tels que la barre espace pour faire défiler les articles.
Possibilité de tagger les articles (leur attacher des tags, des mots-clés, encore appelés étiquettes).
Quelques infos complémentaires au sujet de Google Reader.
8. Blogger
La plateforme de blog made by Google. Décidément... Bon, que vous utilisiez ou non des blogs, ce qui est à retenir est l'ergonomie enfantine, la souplesse du design (entièrement personnalisable), la possibilité d'héberger son blog avec votre nom de domaine tout en le gérant depuis Blogger (créant ainsi une sauvegarde permanente de fait).
"Mais que faire d'un blog en entreprise ?" Ah, lecteur, bien-aimé lecteur... Heureusement que tu es là ! Sans toi, qu'est-ce que la rédaction de mes billets serait morne, morose, monotone, triste et déprimante... Toujours la bonne objection au bon moment. Ne change pas, surtout ! Pour te répondre, il existe une excellente présentation : Meet Charlie - What is enterprise 2.0 ? dont voici une approximative traduction en français, qui te donnera une idée, une seule, de l'utilisation d'un blog en entreprise.
D'autres idées ?
- L'équipe d'un projet innovant ou événementiel fait profiter le reste de l'entreprise (voire du monde si l'équipe le décide) de ses avancées, suscitant au passage la curiosité, l'excitation et devenant ainsi un élément rassembleur de l'entreprise.
- Le responsable veille technologique ou veille marché utilise un blog pour soumettre des analyses à ses collaborateurs et recueillir leurs réactions.
- Un collaborateur fraîchement arrivé fait régulièrement part de ses observations sur son nouvel environnement, son blog devenant une boîte à idées pour améliorer le travail et l'environnement de travail.
- Encore une fois, à vous de créer des usages sur la base de cet outil performant !
Il ne s'agit pas uniquement de créer du contenu. Chaque article de blog est potentiellement le point de départ de discussions entre les lecteurs grâce aux commentaires. Il est fréquent que les commentaires mènent la discussion bien plus loin que l'auteur de l'article ne l'avait espéré.
9. Salesforce Content
C'est la jeune pousse Koral qui a été acquise par Salesforce.com pour créer an avril 2007 l'offre Salesforce Content. Dans mon entreprise, nous avons testé Koral avant cette acquisition, séduit par le partage de documents en ligne, la possibilité de poster des commentaires, de noter et d'annoter les documents, quel que soit leur format (images, films, textes, etc.). Sans compter, évidemment, les omniprésents tags (étiquettes) : bien plus souples que des dossiers puisqu'on peut en attacher autant qu'on le souhaite à chaque document.
Salesforce Content n'est pas la seule offre de partage de document en ligne. L'avantage ici, c'est que vous disposez du partage de document dans Salesforce.com qui, on l'a vu, peut devenir un outil majeur dans votre entreprise. Quelques fonctions de Salesforce Content :
- Partage de documents de tout type avec tout interlocuteur disposant d'une adresse e-mail.
- Tagging (étiquetage) communautaire : les mots-clés accolés à un document sont visibles par l'ensemble des personnes qui ont accès à ce document.
- Notation communautaire : évaluation de la pertinence et de l'importance d'un document par chaque utilisateur (note sur 5 étoiles).
- Flux RSS de modification des documents : vous n'avez plus à parcourir les documents pour en connaître les modifications, celles-ci viennent à vous.
- Flux RSS par tag : vous êtes informés dès qu'une modification ou un ajout à lieu en lien avec le ou les tags que vous voulez suivre.
- La fréquentation des documents induit une popularité, prise en compte dans les résultats de recherche, par exemple.
- Etc.
Tiens, ils ont mis une démo en ligne. Assez claire mais il ne faut pas être anglophobe.
10. Google Analytics
Je ne suis pas spécialiste des statistiques de site web. Je connais tout de même quelques outils dans ce domaine. Google réussit une nouvelle fois à nous étonner en créant une vraie rupture bénéfique à l'utilisateur. Je me suis déjà fait l'écho de la nouvelle interface de Google Analytics. Non seulement celle-ci est tout simplement magique et les renseignements pléthoriques (une mine d'indicateurs pour le webmaster, le marketing, la direction) mais cet outil est nativement couplé à AdWords, la régie pub de Google, ce qui vous permet de gérer vos campagnes marketing de façon extrêmement fine.
J'en parlais plus haut : Google a récemment fait alliance avec Salesforce.com pour créer une passerelle entre AdWords et Salesforce.com afin que les prospects recrutés via vos publicités en ligne deviennent automatiquement des comptes commerciaux sur Salesforce.com. Avec Google Analytics, vous complétez utilement ce premier binôme.
J'utilise moi-même Google Analytics pour ce blog et, sans utiliser les fonctions AdWords, je suis déjà un accroc de l'outil.
Bonus : Google Search Appliance (moteur de recherche en entreprise)
Le principe est simple : vous disposez de la recherche Google pour l'ensemble de votre contenu d'entreprise. Inutile de m'étendre, je pense. Il suffit de se rendre compte à quel point c'est pertinent : de même que vous n'utilisez pas un annuaire ni des classements par dossiers pour trouver un site web, de même la masse du contenu en entreprise devient telle qu'une recherche Google est infiniment plus performante (quasi-instantanée !) qu'une navigation hiérarchisée.
Je viens d'avoir au téléphone le responsable informatique d'une entreprise de 80 collaborateurs dans laquelle les seuls 40 utilisateurs de poste informatique ont 200 000 documents en commun. Dans ce cadre, Google est attendu comme le sauveur. Là où j'ai déjà vu des Search Appliance installées, les supprimer provoquerait une émeute !
Voilà le type même de l'innovation dont l'adoption ne modifie pas le fonctionnement de l'existant et dont l'efficacité est immédiate ! La recherche de contenu instantanée et pertinente est l'un de ces nouveaux usages majeurs, que l'on rencontre sur tous les outils en ligne. Elle tient une part prépondérante dans la révolution que nous sommes en train de vivre et dans l'évolution de l'existant vers une nouvelle façon de travailler.
Et maintenant ?
Vous l'avez noté, les 4 premiers éléments sont des composants de la suite bureautique Google Apps, destinée aux entreprises, qui comprend également un éditeur de site web et bientôt un éditeur de présentations type Powerpoint, un wiki, etc. Il s'agit d'un ensemble d'outils auquel vous pouvez avoir accès grâce à votre adresse e-mail @votre-entreprise.com et à un mot de passe, évidemment, dès lors que votre entreprise ouvre un compte Google Apps. Par suite, vous conservez votre adresse e-mail professionnelle actuelle, vous disposez de fonctions d'entreprise (réservations de ressources communes dans l'agenda, publication de documents uniquement aux utilisateurs de l'entreprise, etc.). Pour utiliser des outils Google qui ne font pas partie de Google Apps, il suffit d'utiliser une adresse e-mail personnelle.
Il n'échappera pas non plus à votre sagacité que sept de ces dix outils (sans compter le bonus) sont le fait d'une seule entreprise : Google. La réalité, c'est que, lorsque vous suivez l'actualité des technologies de l'information, vous entendez parler de Google tous les jours. Rien que la semaine dernière, 4 nouveautés importantes...
Enfin, l'expérience d'un utilisateur de tous ces formidables services se trouve grandement améliorée par l'utilisation du navigateur Firefox et d'extensions selon les besoins de chacun. Mais c'est un autre sujet, auquel je consacrerai très prochainement un article.
Mais pourquoi est-ce que je ne parle pas ici de wiki ? (qu'est-ce qu'un wiki ?) L'offre des wikis en ligne est pourtant pléthorique. La réponse est simple : Google ayant racheté le wiki Jotspot en novembre 2006, on peut s'attendre à ce que ce composant rejoigne la suite Google Apps sous peu. Mon conseil est simple : ne pas chercher à utiliser tous ces outils de prime abord. Pour donner toutes ses chances à un projet Entreprise 2.0, il faut y aller pas à pas, choisir éventuellement une dizaine de collaborateurs volontaires qui testeront les outils et y inviteront progressivement d'autres équipes. On pourra commencer par la suite Google Apps ou Salesforce, par exemple, et compléter peu à peu ces outils par d'autres qui correspondent précisément aux besoins réels de l'entreprise.
Quelques ingrédients de la réussite peuvent être (liste non exhaustive !) :
- Participants volontaires en nombre limité pour commencer. Ces personnes peuvent bien connaître ou pas les outils en question : l'essentiel est qu'elles soient intéressées à les découvrir.
- Nombre d'outils limité au départ, outils correspondants à des besoins actuels mais ne remplaçant pas forcément un outil existant.
- Désignation d'un ou plusieurs meneurs chargés de relancer la machine si nécessaire, par exemple par l'introduction d'un nouvel outil complétant efficacement ceux qui sont déjà utilisés dans le cadre de votre projet pilote Entreprise 2.0.
- Vos retours d'expérience sont les bienvenus pour maximiser les chances de réussite de futurs projets !
Pour tous ces outils, il existe des blogs officiels, des groupes d'aide en ligne, etc. qui permettent à la fois d'affiner ses usages et de se tenir informé des nouveautés, permanentes. Là encore, c'est une vraie rupture avec les outils traditionnels.
Une dernière chose : nous avons vu une dizaine d'outils. Il en existe déjà des milliers d'autres. Tous vos besoins (même ceux que vous ne soupçonnez pas parce que vous vous limitez à ce que vous proposent vos logiciels actuels) peuvent trouver une réponse.
Cher lecteur, tu es à présent dans les starting-blocks et il va être périlleux de tenter de t'empêcher de lancer un projet pilote Entreprise 2.0. Quand commences-tu ?
Dernière minute : les Directeur des Systèmes d'Information des grandes entreprises réfléchissent à l'utilisation qu'ils peuvent faire en entreprise des outils web grand public !
...
Ouaaah ! Tu m'as lu jusqu'ici, cher lecteur !? Tu as du souffle... Allez, pour t'aider à te remettre, je te livre une surprise.
----Edit le 23 août 2007 : je migre ce blog vers un nouvel outil. Voici les commentaires déposés précédemment.
1. Le jeudi 28 juin 2007 à 10:53, par Marc
En matière de bureautique 2.0 je pense que Zoho (wwww.zoho.com) dispose d'une certaine avance par rapport à GoogleApps.
Outre la suite "office" complète (powerpoint compris), un outil de webconference, un gestionnaire de projet et d'autres outils dont :
- le Zoho Creator qui permet de faire des formulaires web par simple glisser-deposer avec back-office
- outil de CRM (que je n'ai pas utilisé)
- wiki
- groupware
- sondages
- ...
Pour ma part je suis bleuffé par la variété de l'offre ... et ça mérite un détour.
PS : Je n'ai aucune action chez Zoho, ... juste la curiosité de voir ce qu'il se fait ailleurs ...
2. Le jeudi 28 juin 2007 à 12:06, par c-jacomino
Superbe (un commentaire plus précis sur mon blog (cjacomino.blogspot.com/20...
3. Le jeudi 28 juin 2007 à 14:14, par Souplounite
Je n'ai pas fini de lire l'article mais je bondis : "acculturé" est parfaitement hors de propos dans cet article et signifie qu'une culture est influencée par une autre (ou plusieurs). On parle d'acculturation quand une puissance envahissante pertube et modifie la culture d'un pays conquis, par exemple.
Dans votre phrase, le terme correct serait "accoutumée".
Je lis le reste...
4. Le jeudi 28 juin 2007 à 15:58, par Olivier
@ Marc et Business Commando : J'ai moi-même testé Zoho et n'ai pas souhaité poursuivre l'expérience. Zoho peut paraître plus puissant que Google car il dispose de certains outils que Google ne propose pas encore mais regardez la vitesse à laquelle évoluent les outils Google. Des fonctions apparaissent quasiment chaque semaine. Et n'oublions pas les relations serrées entre les services Google et la messagerie Gmail : il n'y a pas d'équivalent de ce côté-là. D'ici à la fin de l'année, je suis certain que la suite Google Apps aura sensiblement évolué. Nous attendons tous, en autres, l'outil de présentation/diaporama et le wiki (Jotspot racheté en novembre 2006), sans compter toutes les fonctions liées à la gestion des contacts en entreprise, sur lesquelles une suite en ligne peut aller bien plus loin que les outils traditionnels.
Rien n'empêche cependant d'utiliser Zoho pour les outils que Google ne propose pas. J'utilise moi-même quotidiennement des services d'au moins 5 fournisseurs différents.
Pour ce qui est du stockage des informations stratégiques, il me semble que cette crainte ressemble à celle qu'on pouvait avoir il y a une quizaine d'années vis-à-vis de Microsoft. Sans compter que, la différence avec ce dernier est de taille, le business model de Google repose précisément sur la confidentialité des données. Pas un scandale pour le moment alors qu'il y a dans les 60 millions d'utilisateurs de Gmail : ça fait réfléchir, non ? Je ne me porte pas garant pour Google mais je crois que si on n'y va pas à cause de ça, on n'ira jamais. Nous avons tous des antivirus, des prestataires e-mail et des fournisseurs d'accès : que savons-nous de leur usage de nos données ?...
@ c-jacomino : serviteur !
@ Souplounite : je crois que votre définition du mot "acculturé" est un peu restrictive. Acculturer, c'est habituer à une autre culture. Or l'adoption d'outils collaboratifs en ligne demande bien de s'adapter à une nouvelle culture, ne serait-ce que par le partage et la non-maîtrise de l'emplacement physique des données mais également à cause de tous les nouveaux usages créés et à créer induits par ces outils.
5. Le jeudi 28 juin 2007 à 17:06, par Cyrille
Un consultant qui me donnerait comme conseil, pour organiser mon entreprise, de n'utiliser que des outils en ligne, et qui plus est, la majorité chez Google, (donc zéro données en interne), je lui rirai au nez, et ne lui paierait certainement pas sa facture d'honoraires !!!
Un peu de sens critique, un peu de recul sur la technique, un peu de réflexion sur les enjeux du stockage des données sur des serveurs externes...
Un peu de nuance...
6. Le jeudi 28 juin 2007 à 17:41, par Olivier
@Cyrille : Les grands groupes français de plusieurs dizaines de milliers de collaborateurs, leaders mondiaux dans leur secteur, qui se sont déjà lancés dans la découverte de ces outils, n'ont probablement pas autant d'humour que vous.
7. Le jeudi 28 juin 2007 à 18:41, par Cyrille
@Olivier : puisque vous évoquez les grands groupes, je souhaiterais savoir si vous recommanderiez à un EADS (au hasard...) l'utilisation exclusive et systématique des outils bureautique de Google, avec stockage des données sur des serveurs basés aux Etats-Unis ?
Pour être tout à fait transparent, j'avais posé la même question à Louis Naugès il y a plusieurs mois, mais je n'avais eu aucune réponse.
8. Le jeudi 28 juin 2007 à 19:07, par Olivier
@Cyrille : merci pour votre question.
La sécurité et la confidentialité sont bien des sujets qu'il ne serait pas raisonnable de ne pas aborder.
Je vous propose ici mon point de vue (je ne parle pas au nom de Microcost) : le succès de ces outils (qu'il s'agisse de Google ou de n'importe lequel des milliers de prestataires qui existent déjà) est directement lié au respect de la confidentialité des données de leurs clients. Pas un seul scandale pour le moment à ma connaissance mettant Gmail en cause, déjà utilisé par environ 60 millions d'utilisateurs (je n'ai pas les chiffres exacts).
On a encore vu très récemment le retentissement que peut avoir le moindre doute publié au sujet du respect de la confidentialité d'e-mails transitant par les Etats-Unis et le Royaume-Uni. Je ne crois pas que des entreprises pour lesquelles la confidentialité est stratégiquement si importante prendraient le risque de se compromettre de cette façon.
Au sujet de ces appareils mobiles que j'évoque, il y en a déjà quelques-uns dans mon entreprise... sans le service associé (seul en cause, je crois) ! Un forfait mobile classique (avec échange de données autres que voix et SMS) permet tout-à-fait d'utiliser des outils web, notamment de chatter avec Gmail !
9. Le jeudi 28 juin 2007 à 21:14, par Souplounite
Olivier, je veux bien que les données soient hébergées sur un serveur distant, mais parler de culture pour ça, faut pas exagérer. Ce n'est même pas nouveau, c'est même le principe de base du minitel. Le navigateur de base s'est enrichi, c'est tout.
Acculturer, ce n'est pas "habituer à une autre culture", c'est déformer les bases d'une culture par une autre.
A ce compte-là, passer du téléphone fixe au téléphone portable demande une acculturation. Ou aller vivre quelques années en Angleterre.
Puisque j'aime bien pinailler et avant que vous ne me rétorquiez des âneries, le mot acculturer est batî sur le préfixe -a qui signifie "absence de". Ce n'est pas un hasard. Il implique qu'une personne acculturée n'a plus de culture propre,et s'emploie dans un cadre précis qui n'est pas celui du jeune cadre dynamique travaillant ses powerpoint avec Firefox et GoogleChose. Je conviens qu'il est joli à utiliser et fait très classe, mais les mots ont un sens, savez-vous ?
Je précise que je ne vous connais pas et que je n'ai pas d'a-priori sur vous, je réagis simplement à l'usage d'un mot manifestement hors de propos.
Et pour renvoyer à une défintion qui n'est pas celle d'un quelconque dictionnaire batârd en ligne :
atilf.atilf.fr/dendien/sc...
Sinon, demandons à Jean Véronis !
11. Le jeudi 28 juin 2007 à 21:42, par Souplounite
Sinon, sur le fond, je suis assez d'accord avec Cyrille. C'est très joli les Google Apps, j'utilise même Google Analytics, mais pour le reste je ne mettrais pas mes documents sur un serveur externe.
D'abord un tel fonctionnement implique un internet qui marche. En rade d'ADSL, vous voilà privé de calendrier, documents, mails et tout le toutim.
Ensuite, la sécurité, c'est le gros point noir. Il implique de faire confiance au prestataire,et ça je ne suis pas prêt. Google a déjà été plus ou moins pris la main dans le sac, avec Google Desktop notamment, et quelques bugs dans Gmails qui rendaient le contenu des emails accessibles à d'autres. Je n'ai pas envie que mes documents soient simplement lisibles par d'autres, même s'ils ne le lisent pas. Et rien ne les empêcherait de le faire s'il ne voulait. Comment imaginer un seul instant qu'une entreprise américaine, dans le climat terrorisme 2.0 qui règne là-bas, pourrait refuser à une agence gouvernementale de lire les emails d'un quidam soupçonné de quelque chose ? Quand à l'espionnage industriel, ça existe.
Ensuite, il ne fait pour moi aucun doute que Google va se développer et offrir ses services gratuitement. Et puis, quand tout le monde sera bien habitué, captif de ses habitudes (vous dites usages maintenant je crois), paf, un petit abonnement. Vous pensez vraiment qu'une entreprise privée n'utilisera pas, un jour, quand ses finances le réclameront, un capital client patiemment accumulé ?
Google est une société énorme, qui grossit au-délà du raisonnable, lancée dans une course à la trajectoire inconnue. Il y aura des incidents de parcours. Nous verrons alors ce qui se passera. Et moi, mes données seront bien au chaud sur mon disque dur, avec un tas de logiciels libres pour les utiliser (car c'est là que pour moi est le futur, dans le logiciel libre, GNU, pas des applications propriétaires données gratuitement).
Bon, cela dit, je trouve l'article intéressant, qui fait une liste précise des usages que les particuliers (pas les entreprises) devraient davantage utiliser.
11. Le vendredi 29 juin 2007 à 10:15, par Olivier
@Souplounite : votre lien donne "session expirée" mais de toute façon, je vous donne bien volontiers raison.
Pour ce qui est de la disponibilité de la connexion et de la sécurité du stockage : ceux qui ne croient pas en ces outils, qui ne veulent pas changer de modèle (parce que oui, je me permets d'insister, il s'agit d'un véritable choc culturel, je l'ai vu de mes yeux dans ceux du DSI d'une grande entreprise industrielle) trouveront toujours des obstacles, des raisons de ne pas y aller.
Aujourd'hui, vos e-mails transitent déjà via des réseaux et des prestataires sur lesquels vous n'avez aucun contrôle. De même que vous placez votre argent à la banque et non sous votre matelas, vous pouvez placer vos données chez un prestataire spécialisé. Bien sûr, il y a plus de risques que votre banque soit attaqué plutôt que votre maison. Mais vous faites néanmoins plus confiance à votre banque pour défendre votre argent.
Dans mon article, je ne parle pas de Google Gears : il s'agit d'un petit programme, publié le 30 mai, permettant de __travailler hors connexion__ avec des outils web. Je l'ai moi-même testé le jour même : c'est bluffant. Une semaine plus tard, un "petit" fournisseur de listes de tâches (qui rencontre tout de même un énorme succès même s'il est animé par seulement 2 personnes, je crois), Remember the Milk rememberthemilk.com proposait d'utiliser Google Gears pour son service.
Google Apps fonctionne __déjà__ sur le mode de l'abonnement : actuellement 50 dollars par utilisateur et par an, soit environ 3 euros par utilisateur et par mois. Avouez que ça n'est pas cher payer pour un service qui vous affranchit de tout technicien, de tout stockage, de toute maintenance, mise à jour, sauvegarde, antispam pour les composants de la suite. C'est bien moins cher que ce que les autres solutions que l'on vous proposait jusqu'à présent, pour des outils réellement innovants et qui évoluent en permanence, je le souligne. Il y a deux jours, on a découvert, en se connectant le matin, la nouvelle interface de Google Document et Tableur. Sans mise à jour, sans demande de confirmation, sans téléchargement ou installation quelconque, sans __aucune__ gêne pour l'utilisateur.
Vous avez raison sur le point de l'open source, même si le modèle web est un peu différent. Nous sommes encore à la genèse de ces services mais ils progressent à une vitesse fulgurante, notamment parce qu'ils se "parlent" et qu'ils donnent naissance à des communautés de développeurs grâce au fait qu'ils s'appuient parfois sur des logiciels libres mais surtout sur des standards ouverts. La semaine dernière, un intervenant de Google appelait, lors d'une conférence, un grand fabricant de cartes graphiques à ouvrir le code de ses pilotes. Il s'agit là d'un signe fort !
Ces outils s'adaptent peu à peu à l'entreprise. Je le dis dans mon article, mon entreprise ne travaille qu'avec des outils web. Je vous propose une démonstration chez nous si cela vous intéresse. Mon adresse personnelle (pour ne pas avoir l'air de faire de la publicité) : olivier.margerand@... gmail.com, évidemment. :-)
12. Le vendredi 29 juin 2007 à 10:33, par pitmax
Premiére réaction à chaud, à la lecture de l'article la sensation désagréable de se retrouver face à une pub pour Google.
Dans un post qui se veut informatif, il aurait été agréable de citer les alternatives aux offres Google, notamment dans les domaines ou ce dernier n'est pas le plus représentatif. Une telle prise de position nuit à la qualité de l'argumentation (Je dis ceci en ayant personnelement choisi le tout Google pour mon usage personnel, mais dans un Web2.0, l'existance d'alternatives est un fait majeur).
Et pour prendre part au débat de la confidentialité des données, s'il est certain qu'on entendra sans doute jamais parler d'utilisation non autorisé d'informations stockés sur des serveurs distants, ce n'est hélas pas un argument suffisant pour s'assurer de la sureté de cette utilisation. Pour un usage personnel, aucun probléme, mais difficilement concevable en entreprise. Aussi, il me semble qu'une des solutions qui pourra être proposé à terme sera l'utilisation d'application Web-based en intranet. On peut tout à fait imaginer que Google propose à terme une suite d'application clé en main à installer sur un serveur.
13. Le vendredi 29 juin 2007 à 22:18, par Souplounite
Les gens sont rétifs au changement, j'en conviens. Et je conviens qu'il s'agit bien d'un changement culturel, pour les DSI, pour les utilisateurs, pour les "décideurs", les chefs d'entreprise, que de passer d'un comportement où l'on achète un produit, à celui où l'on achète un service.
Ce changement fait partie d'un mouvement plus vaste, qui s'exprime notamment dans l'augmentation du leasing : les entreprises louent leur ordinateur, leurs voitures, plutôt que de les acheter. J'imagine qu'un modèle macro-économique explique cela. Alors, pourquoi pas les logiciels ?
(aparté pour Olivier et clore le sujet, je n'ai jamais contesté qu'il s'agissait d'un fort changement culturel, c'est le terme que vous avez utilisé que je conteste, car il a un sens sociologique et ethnographique).
La question qui se pose finalement est : dans le domaine des outils de gestion et de fonctionnement de l'entreprise, un tel changement est-il souhaitable ? Est-il nécessaire ? Convient-il à tout type d'activité ?
L'analogie proposée avec la banque ne tient pas, à cause de la responsabilité. Quand je confie mon argent à la banque, elle en prend la totale responsabilité. Si mon agence se fait attaquer et dérober tout ses fonds, je ne perds pas un centime. Seule la banqueroute peut exclure un client de retrouver l'argent déposé dans une banque. Alors que si Google crashe la série de serveurs qui contient mes données, puis restaure ces données avec, par exemple, une perte d'une semaine, je n'ai probablement aucun moyen de me retourner. Avant de signer un tel service, je lirais soignement la licence d'utilisation, qui à mon humble avis, exclue d'emblée toute responsabilité civile ou pénale si les données sont perdues, corrompues ou modifiées.
Une telle utilisation ne peut s'accompagner que d'une sauvegarde régulière des données sur un support local, dans un format ouvert. Reste à voir si Google ou tout autre prestataire permet l'export au format OpenDocument ou RTF. Je suppose que oui. Mais se reposer uniquement sur un prestataire extérieur éloigné qui n'a aucune obligation envers moi, en tant que chef d'entreprise, c'est au mieux naïf, et probablement idiot. Je ne reviens pas sur l'aspect simplement confidentialité des données, évoqué plus haut.
Le coût d'utilisation des Saas que vous décrivez, à 50 euros/mois/utilisateur, est finalement assez élevé. Office 2007 Famille et Etudiant (version boîte, je ne parle même pas d'une OEM) (pack comparable à l'offre Google qui ne contient pas encore Powerpoint) coûte 159 euros TTC. La durée moyenne d'utilisation d'un logiciel, selon mes constations, oscille entre 5 et 7 ans, et atteint souvent une dizaine d'années. Je tranche à 7. Ce qui ramène son coût à environ 159/7 = 22.71 euros par utilisation et par an, soit la moitié du prix d'utilisation de Google. Le coût des logiciels de Microsoft grimpe assez vite, mais on trouvera une version OEM d'un Office Standard aux alentours de 285 euros, soit 40 euros par an ce qui reste inférieur. Seule la version professionnelle du bazar, en version boite, grimpera à plus de 80 euros par an et par collaborateur. Evidemment, la différence, c'est qu'on paie une taxe mensuelle, et qu'on peut l'interrompre à tout moment (je suppose ?).
Je me casse la tête avec ces chiffres, mais c'est surtout le point suivant qui me semble intéressant :
Maintenant, comparons avec le coût de OpenOffice.... Attendez ? Zero euros, par an et par collaborateur ! Ca, c'est de l'économie !
L'argument du coût seul est inopérant : il est aux alentours de ce que l'on peut négocier avec Microsoft, surtout si on peut dépasser les 10 licences, et il est très au dessus du prix d'OpenOffice.
Donc, l'intéret des Saas ?
Vous les indiquez clairement, mais je les réduit à deux :
- Un espace collaboratif nomade et parfaitement fonctionnel (mais au prix de la sécurité des données)
- Des mises à jour gratuites, permanentes et automatiques. C'est finalement le seul vrai avantage que j'y vois.
Vous précisez, "ceux qui ne veulent pas changer de modèle trouveront toujours des raisons de ne pas y aller".
Peut-être. Mais pas vraiment.
Je voudrais seulement une bonne raison "d'y aller", comme vous dites. Si je dois gérer mes sauvegardes localement (et j'encourage tout chef d'entreprise à le faire très régulièrement, sur au moins deux supports, dans des formats ouverts), et si je peux utiliser un produit parfaitement gratuit, copiable et modifiable pour produire mes documents (logiciels libres), je n'en vois pas l'intéret. Je fonctionne très bien sans cela actuellement.
Là où le Saas présente finalement un vrai intérêt, c'est avec les utilisateurs nomades et les équipes gérant un calendrier commun. J'ai longtemps cherché un calendrier partagé digne de ce nom, et il est bien possible que celui de Google éveille mon intéret. Je vais probablement l'essayer dans les semaines qui viennent, car je ne suis pas opposé par principe aux outils que vous évoquez. ( j'en ferais une sauvegarde au format iCal, également. Au cas où).
Pour conclure une réponse longue comme un billet - mais le sujet est intéressant : je suis très content que cette offre Google existe. Elle permet aux gens d'avoir le choix et répond probablement à une demande d'une certaine classe d'utilisateurs et d'entreprises dont vous faites manifestement partie. L'interaction entre les différents services et personnes, au moyen d'un "simple" navigateur récent, et d'une connexion ADSL, est prometteuse et je ne doute pas qu'il y ai beaucoup d'exemples d'usages internes très intéressants et productifs.
Mais ce n'est pas une révolution. Une évolution, certainement, et qui ne concerne finalement qu'une portion des utilisateurs, dont je ne fais pas partie.
Merci de votre invitation, je ne suis malheureusement pas en région parisienne, sinon, j'aurais probablement accepté de poursuivre cette conversation de vive voix. C'aurait été plus pratique. Et je vous sais gré d'accepter la contradiction de façon constructive, ceci doit être souligné.
Bien à vous.
14. Le dimanche 1 juillet 2007 à 09:50, par Anonyme
Très bon article qui m'a donné une idée (effet de bord ?) dans un autre domaine : l'enseignement.
Étant enseignant, je viens de penser qu'il serait possible de gérer un blog (via blogger) pour communiquer avec les élèves sur le cours, les exercices et éventuellement leurs résolutions. Google Calendar permettrait d'avoir un emploi du temps à jour et disponible pour les élèves pour les éventuels changement d'horaires, contrôles... Google Documents permettrait de rendre disponibles certains documents (exercices, méthodes voire du cours) et Google Reader permettrait de rediriger les élèves vers certains sites leur permettant de les aider ou d'éveiller leur curiosité. La seule question à laquelle je n'ai pas la réponses est "Est ce que j'aurai le temps et la rigueur pour m'y tenir à sérieux et régularité ?"
15. Le lundi 2 juillet 2007 à 12:01, par Olivier
@Pitmax : de fait, étant l'un des tout premiers partenaires de Google Entreprise, mon entreprise utilise Google Apps. Le titre de mon article est clair : il ne s'agit pas d'un comparatif. Le contenu me semble l'être tout autant : "nous avons vu une dizaine d'outils. Il en existe déjà des milliers d'autres."
Vous dites vous-même avoir "choisi le tout Google" alors pourquoi ne pas recommander des outils dont nous semblons d'accord pour dire qu'ils sont les plus performants ? J'utilise quotidiennement bien plus de dix outils et tous ne sont pas des produits Google mais je m'adresse, dans cet article, aux entreprises qui ne connaissent pas ou peu cette rupture qu'est l'Entreprise 2.0 : il s'agit pour elles d'un premier pas et je crois qu'elles iront plus facilement vers cette nouvelle façon de travailler si elles n'ont pas à jongler entre vingt prestataires, d'une part, si elles commencent avec un petit nombre d'outils, d'autre part, et enfin si elles peuvent raisonnablement penser que leurs prestataires offrent les garanties pour durer.
Vous avez raison de souligner que "l'existence d'alternatives est un fait majeur". C'est bel et bien un des aspects importants de la rupture que représentent les outils disponibles en ligne, que ce soit par la relative facilité à mettre en place un service et à le diffuser, par le respect de standards ouverts qui redonnent à l'utilisateur le pouvoir et l'indépendance vis-à-vis de son fournisseur ou par les API, qui permettent à tous les outils web de se parler et grâce auxquels on peut donc créer ses propres outils à partir de différents composants.
Je ne crois pas qu'une version intranet de Google Apps soit une suite logique de la situation actuelle. En version intranet, vous devriez disposer de serveurs aussi performants que ceux qui proposent ces services mais surtout il deviendrait plus difficile d'y accéder n'importe où, n'importe quand, avec n'importe quel terminal (anywhere, any time, any device), les outils ne parleraient plus entre eux et vous ne bénéficieriez pas des évolutions quotidiennes des outils web. Mercredi dernier, l'interface d'accueil de Google Document a entièrement changé : sans téléchargement, sans ralentissement, sans problème de compatibilité. C'était nouveau et c'était mieux, point.
@Souplounite : peut-être devrions-nous créer un Google Groupe destiné à notre conversation ? ;-)
Vous mettez l'accent sur cette dimension universelle du leasing, la location, qui envahit peu à peu les produits pour que ceux-ci deviennent des services. Un grand fournisseur d'accès Internet français propose depuis peu des ordinateurs portables Mac avec connexion Internet pour 60 euros par mois.
(pour clore moi aussi : de nombreux mots ont des sens différents suivant le contexte dans lequel ils sont employés)
Vous dites : "si Google crashe la série de serveurs qui contient mes données...". Dans mon analogie de la banque, la probabilité de cette situation est la même que celle d'une faillite de votre banque, situation dans laquelle vous ne reverriez jamais votre argent. Il faut bien comprendre cela : il n'y a pas une "série de serveurs qui contient vos données". Il n'y a pas chez Google de serveur qui porte votre nom. Vos données sont un peu partout à la fois, en de multiples exemplaires. Le risque de les perdre est infime, sans commune mesure avec le risque couru par les données hébergées par les entreprises pour leur propre compte.
Ne parlez pas d'une licence d'utilisation "à [votre] humble avis" : lisez-la ! Comment voulez-vous que des entreprises choisissent un service d'hébergement qui n'assumerait pas les erreurs de traitement de données ? Des services comme Google Apps vous affranchissent de fait de toute sauvegarde, de toute maintenance, de mise à jour, bref, de toute infrastructure. Votre prestataire n'a pas "aucune obligation envers moi". Vous payez un service, vous contractez avec lui. Je comprends tout-à-fait votre réticence et, j'espère que vous-même comprendrez bien cela, c'est la raison qui me fait employer les termes "changement de culture".
Le coût que j'évoque n'est pas de 50 euros/mois/utilisateur mais, pour Google Apps, de 50 dollars/an/utilisateur, soit environ 3 euros/utilisateur/mois. Par ailleurs, il ne s'agit pas d'une simple solution logicielle et c'est bien là que la comparaison avec Microcost Office ou OpenOffice.org (qui relèvent du même modèle) ne tient pas. Avec un outil en ligne, vous avez non seulement en permanence la dernière version de l'outil mais vous ne stockez rien. Donc, je le répète, ni mise à jour, ni téléchargement quelconque, ni maintenance, ni sauvegarde, ni anti-spam, etc. Pour que votre comparaison soit complète, faites la somme des services que vous payez dans votre entreprise pour vos serveurs, vos systèmes de stockage, de sauvegarde, d'anti-spam, le temps que vous passez ou que vous payez à un prestataire pour les mises à jour et la maintenance, etc. Je ne crois pas que l'aspect financier soit le plus intéressant dans le nouveau modèle de travail dont nous débattons ici. Il suffit pourtant à lui seul à décider certaines entreprises à adopter ce modèle !
Vous estimez ne pas être une cible de ces outils. Je suis persuadé qu'ils s'adressent à tout le monde. Et que vous-même y viendrez un jour. :-) A chacun son rythme, c'est bien normal !
@Anonyme : nous avons déjà des projets universitaires et scolaires en cours, également avec une école d'ingénieur. Le fait que vous ayez connaissance de ces outils est un avantage majeur pour vous, pour vos élèves, pour notre système d'enseignement : ne laissez pas passer cette chance ! Le temps que vous passerez sur ces outils peut être du temps gagné ailleurs selon le degré d'implication de vos élèves. C'est peut-être l'occasion de revoir la répartition des tâches entre professeur et élèves. Qui sait ? Je serais très intéressé par un retour de votre part lorsque vous commencerez à travailler en mode collaboratif avec vos élèves et vos collègues.
16. Le lundi 2 juillet 2007 à 12:25, par Anonyme
Je vais peut-être commencé "à blanc" pour voir si le temps nécessaire à la mise en place d'un tel dispositif est compatible avec le travail "classique" d'un enseignant.
Je pense que les débuts risquent d'être assez chronophage (surtout dans la mise en place et les modalités).
Par curiosité, quelles sont les autres projets dont vous parlez et où sont-ils visibles ?
Par avance, merci de votre réponse.
17. Le lundi 2 juillet 2007 à 12:34, par Olivier
Vous avez raison de prévoir un peu de temps pour maîtriser mais on parle ici de quelques heures.
Je ne peux malheureusement pas vous "montrer" d'exemple. C'est un peu comme si je vous donnais mon mot de passe pour accéder à mon environnement Google @microcost.com. :-)
Comme il s'agit de projets pilotes, je ne peux pas nommer les institutions concernées. Typiquement, il s'agit de Google Apps, parfois un wiki et un ou plusieurs Google groupes, d'autres outils selon les besoins.
18. Le lundi 2 juillet 2007 à 12:36, par Olivier
J'ai posté un peu vite : je voulais vous proposer une rencontre avec les dirigeants concernés dans votre établissement pour étudier la mise en place d'un pilote dont votre cours serait un des acteurs principaux. Si cela vous intéresse, n'hésitez pas à me contacter.
